Κανονισμός Λειτουργίας και Χρήσης Αίθουσας Συνεδριάσεων Δημοτικού Συμβουλίου του Δημαρχιακού Μεγάρου Καστοριάς
Άρθρο 1
ΣΚΟΠΟΣ
Ο παρών Κανονισμός, συντάσσεται για να καθορίσει το πλαίσιο διαχείρισης και λειτουργίας της αίθουσας συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου, πέραν του σκοπού για τον οποίο υφίσταται, ώστε να επιτευχθεί η εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του χώρου, αναφορικά με την υποστήριξη εκδηλώσεων πολιτιστικού, πνευματικού, εκπαιδευτικού και κοινωνικού περιεχομένου.
Άρθρο 2
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΙΘΟΥΣΑΣ – ΠΑΡΟΧΕΣ
Η αίθουσα βρίσκεται στον όροφο του Δημοτικού Μεγάρου και έχει εμβαδόν 200 τ.μ. περίπου. Διαθέτει:
- 40 καθίσματα με έδρανο και μικροφωνική εγκατάσταση
- 44 καθίσματα ελεύθερα
- 20 καθίσματα πτυσσόμενα
- Υπερυψωμένο Προεδρείο 11 θέσεων με μικροφωνική εγκατάσταση
- Τραπέζι συνεδριάσεων 10 έως 12 θέσεων, οβάλ σχήματος, συναρμολογούμενο (4 τμήματα)
- Βήμα ομιλητή
- Προβολέα (projector) και αναδιπλούμενη επιφάνεια προβολής
- Θέρμανση
- Κλιματισμό
- Ανελκυστήρα (αν απαιτηθεί για ΑΜΕΑ)
- Internet
Άρθρο 3
ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΠΑΡΑΧΩΡΕΙΤΑΙ
- Σε φυσικά ή Νομικά Πρόσωπα, φορείς του Δημοσίου, Εκπαιδευτικά ιδρύματα, Δημόσιες Επιχειρήσεις, ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ, Πνευματικά Ιδρύματα, Επιστημονικούς Φορείς, Οργανισμούς, Επιμελητήρια, Σωματεία, Συλλόγους .
Όλοι οι παραπάνω, θα πρέπει να πληρούν τους προβλεπόμεvους από τη νομοθεσία όρους και προϋποθέσεις , για τη λειτουργία τους (καταστατικό, ιδρυτική πράξη κ.λ.π.)
Άρθρο 4
ΕΙΔΗ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΦΙΛΟΞΕΝΗΘΟΥΝ
Οι εκδηλώσεις που μπορούν να φιλοξενηθούν, πρέπει να είναι πολιτιστικού, πνευματικού, εκπαιδευτικού και κοινωνικού περιεχομένου, να χαρακτηρίζονται από ποιότητα και σοβαρότητα, να μη προσβάλουν το κύρος του Δήμου και -ως προς το μέγεθός τους- να απευθύνονται σε κοινό ανάλογο της χωρητικότητας της αίθουσας.
Φιλοξενούνται:
Διαλέξεις, συνέδρια, ημερίδες, παρουσιάσεις, σεμινάρια, εκδηλώσεις τέχνης και πολιτισμού, τελετές βραβεύσεων και γενικότερα εκδηλώσεις συναφούς με τα παραπάνω περιεχομένου.
Δεν φιλοξενούνται:
- παιδικές γιορτές
- κοπές Βασιλόπιττας
- κομματικές εκδηλώσεις
- γενικές συνελεύσεις – εκλογές Συλλόγων και Σωματείων (πλην Συλλόγου Υπαλλήλων Δήμων Ν. Καστοριάς)
Άρθρο 5
ΚΑΝΟΝΕΣ ΠΑΡΑΧΩΡΗΣΗΣ
- Υποβολή Αίτησης
Η Αίτηση θα κατατίθεται και θα πρωτοκολλείται τουλάχιστον 15 ημερολογιακές ημέρες πριν την ημερομηνία της εκδήλωσης και θα αναφέρει:
α. Τα στοιχεία του αιτούντος (προσώπου ή φορέα). β. Τα στοιχεία επικοινωνίας.
γ. Ημερομηνία, ώρα και διάρκεια της εκδήλωσης κατ’ εκτίμηση. δ. Αναλυτικά και με ακρίβεια το θέμα της εκδήλωσης. ε. Κατ’ εκτίμηση ο αριθμός συμμετεχόντων.
Η υποβολή της αίτησης δεν δημιουργεί δέσμευση στο Δήμο Καστοριάς για τη διάθεση της αίθουσας, η οποία θα γίνεται μετά την έγκριση της αίτησης.
Η υποβολή αίτησης από ενδιαφερόμενο για χρήση της αίθουσας, συνιστά αυτόματα την αποδοχή του συνόλου των άρθρων του παρόντος Κανονισμού.
Σε περίπτωση δύο ή περισσοτέρων ενδιαφερομένων για την ίδια ημερομηνία χρήσης της αίθουσας, θα προηγείται η αίτηση με τον προγενέστερο αριθμό πρωτοκόλλου, χωρίς όμως να αποκλείεται η αξιολόγηση των αιτήσεων, ως προς το εύρος και τη δυναμική της εκδήλωσης και το μέγεθος του κοινού που απευθύνεται.
- Υποχρεώσεις χρηστών
α. Η χρήση της αίθουσας θα πρέπει να είναι ανάλογη με την αξία και το σκοπό για τον οποίο υφίσταται.
β. Οι χρήστες του χώρου θα πρέπει να φροντίζουν για την καθαριότητα, την ευκοσμία και την ευταξία, τόσο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, όσο και κατά την παράδοσή του. γ. Ο χώρος θα πρέπει να χρησιμοποιείται με πνεύμα οικονομίας, ειδικά στην κατανάλωση ηλεκτρικού ρεύματος.
δ. Όταν η αίθουσα παραχωρείται σε εργάσιμες ημέρες και ώρες, η χρήση της θα πρέπει να γίνεται με τρόπο τέτοιο που δεν θα εμποδίζεται ή θα παρακωλύεται η λειτουργία των υπηρεσιών του Δήμου.
ε. Όταν η αίθουσα παραχωρείται κατά τα Σαββατοκύριακα ή σε αργίες, θα γίνεται χρήση μόνο του χώρου εισόδου και υποδοχής του Δημοτικού μεγάρου και των δύο διαδρόμων που οδηγούν στην αίθουσα και στις τουαλέτες, αντίστοιχα.
Σημειώνεται, ότι η αίθουσα θα είναι στη διάθεση του εκάστοτε αιτούντος-χρήστη, μισή ώρα πριν την έναρξη της κάθε εκδήλωσης, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά, ύστερα από συνεννόηση με τον υπεύθυνο της αίθουσας.
Άρθρο 6
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ – ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΕΙΣ
Η αίθουσα δεν παραχωρείται όταν:
α. Το αντικείμενο της εκδήλωσης είναι αντίθετο με το κοινό αίσθημα ή μπορεί να προκαλέσει ταραχές.
β. Ο αιτών έχει παραβεί στο παρελθόν όρους του παρόντα κανονισμού.
γ. Υπάρχουν προγραμματισμένες εκδηλώσεις – δράσεις του Δήμου Καστοριάς οι οποίες, σε κάθε περίπτωση, προηγούνται όλων των άλλων.
δ. Κατά τα Σαββατοκύριακα ή σε συνεχόμενες αργίες (τριήμερα κλπ), η αίθουσα θα παραχωρείται μόνο μία ημέρα, κατ’ επιλογή του αιτούντος, εκτός αν πρόκειται για συνεχιζόμενη εκδήλωση του ιδίου φορέα (π.χ. διημερίδες). Στην περίπτωση αυτή, ο φορέας-χρήστης της αίθουσας έχει την ευθύνη της καθαριότητας της αίθουσας για την επόμενη ημέρα.
Απαγορεύεται:
α. Η χρήση της αίθουσας για λόγους διαφορετικούς από εκείνους που αναφέρονται στην αίτηση β. Η μεταβολή της διαρρύθμισης της αίθουσας και η τοποθέτηση αντικειμένων που δεν συνάδουν με την αισθητική της .
γ. Η μετακίνηση του εξοπλισμού της αίθουσας.
δ. Η χρήση του εξοπλισμού της αίθουσας χωρίς την παρουσία του εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου, αρμοδίου για την λειτουργία του.
ε. Η τοποθέτηση αυτοκόλλητων αφισών και η ανάρτηση ή στερέωση αντικειμένων με καρφιά.
στ. Η τοποθέτηση διαφημίσεων.
ζ. Η άσκηση οποιασδήποτε μορφής εμπορικής δραστηριότητας.
η. Η κατανάλωση φαγητού και ποτού και η παράθεση δεξιώσεων με μπουφέ, οι οποίες μπορούν να οργανώνονται εκτός της αίθουσας, στον χώρο εισόδου και υποδοχής του Δημοτικού Μεγάρου.
θ. Χρήση των υπολοίπων χώρων του Δημοτικού Μεγάρου, πλην των χώρων υγιεινής και η περιφορά στους διαδρόμους που οδηγούν στα γραφεία των υπηρεσιών του Δήμου.
Άρθρο 7
ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΙΘΟΥΣΑΣ
Ο Δήμος Καστοριάς διαθέτει αρμόδιο υπάλληλο (υπεύθυνος αίθουσας) για την εξυπηρέτηση των διοργανωτών της εκδήλωσης, ο οποίος οφείλει να παραβρίσκεται στο χώρο της εκδήλωσης καθ’ όλη τη διάρκεια της, έχει την τεχνική επιμέλεια για τη χρήση του εξοπλισμού της αίθουσας και γενικότερα συμβάλει στην ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης.
Επιπρόσθετα εποπτεύει την όλη διαδικασία και απευθύνει συστάσεις σε περιπτώσεις μη τήρησης του Κανονισμού από το σύνολο των παρευρισκομένων στην αίθουσα.
Άρθρο 8
ΕΥΘΥΝΕΣ
Ο αιτών τη χρήση της αίθουσας και διοργανωτής της εκδήλωσης, είναι υπεύθυνος έναντι του Δήμου για κάθε είδους βλάβη ή φθορά που θα προκληθεί στην αίθουσα και στο σύνολο του εξοπλισμού της κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, συμπεριλαμβανομένων και των σταδίων της προσέλευσης και αποχώρησης του κοινού.
Ο Πρόεδρος του Δημοτικού Συμβουλίου έχει την ευθύνη της έγκρισης των παραχωρήσεων της αίθουσας καθώς και το δικαίωμα ανάκλησης παραχώρησης, ανά πάσα στιγμή, αν αυτό απαιτείται για την εξυπηρέτηση εκτάκτων αναγκών του Δήμου.
Ο παρών Κανονισμός υπόκειται σε έγκριση από το Δημοτικό Συμβούλιο και τίθεται σε ισχύ την επομένη της έγκρισής του.
Το Δημοτικό Συμβούλιο διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί αιτιολογημένα τον Κανονισμό με γνώμονα πάντα την πληρέστερη λειτουργία της αίθουσας και την εξυπηρέτηση της κοινωνίας.
